弁護士による就業規則の作成・チェックについて

弁護士による就業規則の作成・チェックについて

1 就業規則とは何か?

就業規則とは、労働者の賃金や労働時間などの労働条件に関すること、職場内の規律などについて定めた職場における規則集のことです。

多数の労働者との雇用契約を締結する使用者にとっては就業規則により、一律の条件で、公平に労働者との労働条件を設定することが効率的な事業経営が可能になるというメリットがあります。

他方で、就業規則は労働者の賃金や待遇といった労働条件や、労働者としての身分に大きく影響を与えることから、労働者の意見を反映させることとし、行政官庁からの監督にも付することとしているのです。

また、労基法や労働協約、労働契約に違反する就業規則の効力も否定されるなど就業規則に一定の限界を設けることで労働者の保護が図られているのです。

なお、就業規則という表題の他に、「賃金規定」「退職金規定」「安全衛生規程」などという表題でこれらの事柄について規定を設けることがあります。この点、これらは結局は就業規則の内容を別に設けるものであり、就業規則の一部とされますから就業規則としての規制を受けることとなります。

2 就業規則の作成とその内容について

就業規則は、常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。」とされているのです(労働基準法89条1項本文)。

すなわち、常時10人以上の労働者を使用する使用者においては、就業規則の作成と行政官庁への届出が法的な義務とされているのです。反面、常時10人以上の労働者を使用していない使用者であったとしても、就業規則を作成することは当然に認められています。

ところで、この常時10人以上というのは、常態として10人以上の労働者を使用していることを意味し、繁忙期などに一時的に10人を超えるという場合は該当しません。

また、普段は10人以上だが、事情により一時的に10人を下回る場合には常時10人以上に該当します。

そして、この条項にある「次に掲げる事項」が就業規則の

  1. 絶対的必要記載事項
  2. 任意的必要記載事項

と呼ばれるものです。

これらとは別に、

  1. 任意的記載事項

と呼ばれるものがあります。

就業規則はこれらにより構成されていることから以下、これらについて順番に説明をします。

3 就業規則の①絶対的必要記載事項とは何か?

就業規則の絶対的必要記載事項とは、労基法89条1号から3号までに規定される以下の各事項のことです。

これらの事項は就業規則に記載することが必ず必要とされています。

そして、これらの事項について就業規則上に定めがない場合には、罰金30万円以下の刑事罰の対象とされています(労基法120条1号)。

 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項

 賃金(臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。)の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項

 退職に関する事項(解雇の事由を含む。)

この規定から分かるように、絶対的必要記載事項は、労働者の労働条件の基本となる事柄や、解雇を含めた退職に関する事柄となっています。

労働者としては、これらの事項についてきちんと定めがないことには、安心してその使用者の下で働くことができないことから、絶対的必要記載事項とされているのです。

4 就業規則の②相対的必要記載事項とは何か?

就業規則の任意的必要記載事項とは、労基法89条3号の2から10号までに規定される以下の各事項のことで、これらの事項に関する定めをする場合には、就業規則に必ず記載することが必要とされています。

3号までと異なり、各条項に「〇〇の定めをする場合においては」とされていることから、使用者において、〇〇の定めをする場合においては、その内容を就業規則に記載することが必要とされているものです。

そして、これらの事項に関する定めをするにも関わらず、就業規則にその定めがない場合には、罰金30万円以下の刑事罰の対象とされています(労基法120条1号)。

  1. の絶対的必要記載事項は、これらの事項に関する定めをすることが求められますが、②の相対的必要記載事項は、これらの事項に関する定めをするかどうか自体を選択することができます。

ただし、これらの事項に関する定めをするとした場合には、その内容を就業規則に定めることが必要となるのです。

三の二 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項

 臨時の賃金等(退職手当を除く。)及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項

 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項

 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項

 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項

 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項

 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項

 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項

5 就業規則の③任意的記載事項とは何か?

任意的記載事項とは、就業規則に定めをするかどうかが完全に任意に委ねられる事項です。

したがって、就業規則に定めをするかどうか、記載をするかどうかが完全に自由とされる事項です。

当然、罰則はありません。

6 就業規則作成上の注意点など

1.過半数労働組合の意見聴取

以上のような就業規則は、その作成又は変更の際に、当該事業場の過半数労働組合がある場合にはその労働組合の意見を聴く必要があります(労基法90条)。

この意見聴取を怠ると罰金30万円以下の刑事罰の対象となります(労基法120条1号)。

したがって、使用者としては、過半数労働組合からの意見聴取を忘れてはなりません。

とはいえ、あくまで「意見聴取」に留まることから、意見を聞くだけに過ぎず、その意見を汲まないといけないとか、過半数労働組合の同意がないと就業規則としての効力を持たないということにはなりません。

2.過半数代表の意見聴取

過半数労働組合がない場合には、労働者の過半数を代表する者の意見を聴かなければなりません(労基法90条)。

この場合もやはり①と同様に、この意見聴取を怠ると罰金30万円以下の刑事罰の対象となります(労基法120条1号)。

やはり使用者としては、過半数代表の意見聴取を忘れてはなりません。

ただし、意見聴取義務に留まる点は①と同様です。

3.減給の制裁の制限

また、減給の制裁を定める場合においては、1回の額が平均賃金の1日分の半額を超え、総額が一賃金支払期における賃金総額の10分の1を超えてはなりません(労基法91条)。

この規定に違反すると罰金30万円以下の刑事罰の対象となります(労基法120条1号)。

4.労働協約に反しないこと

さらに、就業規則は、法令又は当該事業場について適用される労働協約に反してはならないとされています(労基法92条)。

その結果、労働協約に反する就業規則はその限度で無効となり、労働協約の効力が優先することとなります。

したがって、就業規則を優先させた結果、労働協約に違反する結果となると後で思わぬ賃金請求等につながりかねません。

この労働協約については労働組合法14条以下にその効力発生要件、有効期間、効力などについての規定があります。

5.労働契約との関係

その上、労働契約と就業規則との関係については、労働契約法12条の定めるところによるとされています(労基法93条)。

そして、この労働契約法12条では、「就業規則で定める基準に達しない労働条件を定める労働契約は、その部分については、無効とする。この場合において、無効となった部分は、就業規則で定める基準による。」とされており、労働契約が就業規則を下回ることを禁止し、就業規則が最低限の労働条件となるよう担保する役割を果たしています。

なお、上記の「労働協約」は、使用者と労働組合との取り決めのことを指し、「労働契約」はこれとは別に、使用者と個別の労働者との取り決めのことを指します。

このようにして、就業規則は、労働者の声を反映し、かつ就業規則を労使協定や労働契約により潜脱できないようにされているのです。

したがって、使用者としては、これらの点に注意して就業規則を定める必要があります。

6.就業規則の周知義務

こうして作成した就業規則は、労働者に対して周知させる義務があります(労基法106条1項)。

この義務に違反した場合にも、罰金30万円以下の刑事罰に処せられることがあるので注意が必要です(労基法106条1号)。

7 就業規則変更の際の注意点について

1.就業規則変更についての裁判例の考え方

就業規則が企業において従業員を一律に拘束する効力を持つことから、これを企業が変更する際には、どのような条件で認められるのかが問題となります。

この点、最高裁昭和43年12月25日付け判決(秋北バス事件)では、以下のように判示されています。

「定型的に定めた就業規則は、一種の社会的規範としての性質を有するだけでなく、それが合理的な労働条件を定めるものであるかぎり、経営主体と労働者との間の労働条件は、その就業規則によるという事実たる慣習が成立しているものとして、その法的規範性が認められるに至っている(民法92条参照)ものということができ……、当該事業場の労働者は、就業規則の存在および内容を現実に知っていると否とにかかわらず、また、これに対して個別的に同意を与えたかどうかを問わず、当然に、その適用を受けるものというべきである」

「新たな就業規則の作成又は変更によって、既得の権利を奪い、労働者に不利益な労働条件を一方的に課することは、原則として許されない……が、労働条件の集合的処理、特にその統一的かつ画一的な決定を建前とする就業規則の性質からいって、当該規則条項が合理的なものであるかぎり、個々の労働者において、これに同意しないことを理由として、その適用を拒否することは許されない」

この裁判例により、就業規則に事実たる慣習によって法規範性を認め、就業規則の変更も、当該就業規則が合理的なものであれば、これに同意をしないことを理由としてその適用を拒否することはできないとされたのです。

この最高裁の判例法理を踏まえ、以後、多くの裁判例で就業規則の変更の合理性に関する判断要素が個別に明らかにされていきました。

2.労働契約法の制定と就業規則の法的位置づけの明確化

そうした裁判例の流れを受け、2007年に成立した労働契約法では、就業規則の労働契約上の位置づけを明確化しました。

具体的には、以下のように条項化されたのです。

(就業規則による労働契約の内容の変更)

第九条 使用者は、労働者と合意することなく、就業規則を変更することにより、労働者の不利益に労働契約の内容である労働条件を変更することはできない。ただし、次条の場合は、この限りでない。

第十条 使用者が就業規則の変更により労働条件を変更する場合において、変更後の就業規則を労働者に周知させ、かつ、就業規則の変更が、労働者の受ける不利益の程度、労働条件の変更の必要性、変更後の就業規則の内容の相当性、労働組合等との交渉の状況その他の就業規則の変更に係る事情に照らして合理的なものであるときは、労働契約の内容である労働条件は、当該変更後の就業規則に定めるところによるものとする。ただし、労働契約において、労働者及び使用者が就業規則の変更によっては変更されない労働条件として合意していた部分については、第十二条に該当する場合を除き、この限りでない。

すなわち、就業規則の変更内容が合理的なものであり、変更後の就業規則を労働者に周知させていれば当該変更は有効であり、労働委契約の内容は当該変更後の就業規則に定めるところとなるのです。

8 就業規則と労働条件通知書の違いについて

以上の就業規則と似て非なるものに、労働条件通知書があります。労働条件通知書は、使用者と労働者の労働契約の内容を定めるものですから、前項の⑤に相当します。

かかる労働条件通知書は、労働基準法に以下の通り規定されています。

(労働条件の明示)

第十五条 使用者は、労働契約の締結に際し、労働者に対して賃金、労働時間その他の労働条件を明示しなければならない。この場合において、賃金及び労働時間に関する事項その他の厚生労働省令で定める事項については、厚生労働省令で定める方法により明示しなければならない。

 前項の規定によつて明示された労働条件が事実と相違する場合においては、労働者は、即時に労働契約を解除することができる。

この条文から分かるように、労働条件通知書は、労基法上、使用者が個別の労働者に対して必ず明示することが求められています。そして、会社や企業における一般的なルールを定める就業規則と異なり労働者ごとに内容が異なる余地があるという違いがあります。

9 就業規則の作成・チェックとは?

就業規則は上記のとおり、作成すべき内容面と、作成の際の手続き面とで非常に複雑な規制が及んでいます。

まず内容面では就業時間や賃金、解雇に関する規定などを含むため、使用者としてはしっかりとした内容を定めないことには自社の経営に大きく影響を及ぼします。

また、作成の際の手続き面でも、労働協約や労働契約に違反することは許されないため、個別の労働協約や労働契約とも照らし合わせながら作成することが必要です。

さらに、労働者代表の意見聴取の手続きを懈怠することも許されません。

このような複雑なハードルをクリアして初めてしっかりとした就業規則が完成することとなります、そのため、就業規則の作成や変更の際には専門家の目線からの厳しいチェックがかなり重要です。

少なくともネットで見つけた適当な雛形をそのまま用いることだけは絶対に避けるべきです。

そもそも就業規則は、個別の会社ごと、使用者ごとに労働者の労働条件や退職、解雇に関する定めをどのようにするかを決めるものです。そのため、会社ごとに就業規則の内容も千差万別であることが当然なのであり、雛形により就業規則が簡単に作成できるというものではないはずなのです。

10 就業規則の作成・チェックを怠るリスク

ところが、現実には会社の就業規則について、どんな内容になっているかをしっかりと把握していないとか、内容が古いままで今の労働契約の内容に合致していないというケースが散見されます。

これは会社の代表権を譲り受けたものの、先代から続いている就業規則を得意に内容も見ずにいたりすることで生じがちです。

さらには、会社の実情を踏まえた就業規則になっていないとか、むしろ会社の実情(上記の労働協約や労働契約など)に反する内容の就業規則になっているケースすら見受けられます。

一番最悪なパターンは、問題行動の多い従業員に対して懲戒解雇をしようと思ったが、就業規則を確認してみたところ、そもそも懲戒に関する規定がなかったという場合です。

こうなってしまうと、いざ問題行動を起こす社員に対しての措置を取ろうと思っても手も足も出ないこととなりかねず、会社のリスクが大きくなり続けてしまいます。

11 弁護士による就業規則対応

以上のような就業規則の重要性に鑑みると、会社の就業規則は労務の問題に詳しい弁護士にその作成やチェックをお願いすることが最適です。

冒頭で述べたように絶対的必要記載事項その他の記載事項について、会社の実情に照らした最善の内容を作成することが可能です。当然、労使協定や個別の労働契約との関係も完全にすべてチェックすることが可能です。

当然、会社を大きくするに際して将来生じうる労使間紛争に備えてきちんとした懲戒規定を設けておくことも可能です。

12 弁護士に依頼するメリット

就業規則の作成やチェックを弁護士に依頼するメリットは以下のとおりです。

1.複雑な就業規則作成、変更の際の作業を専門家にすべて委ねることが可能

そもそも就業規則は、盛り込むべき内容などが非常に多い上、内容も複雑です。かつ、法令の要件を満たさない内容の場合にはそもそも就業規則としての効力すら持たないことからせっかく作成しても意味がない結果となります。そうすると、せっかく時間と労力を割いたとしてもまったく意味がありません。そうであるなら最初から弁護士にその作成から外注してしまった方がよっぽど得です。

2.自社の求めるあるべき就業規則を実現できる

就業規則はどれも同じと思っている経営者の方が少なくありません。しかし、労働条件や休職の規定、退職の規定など実は会社ごとに非常に千差万別です。そして、就業規則に自社のあるべき姿を反映することで、会社経営上の将来の道筋を示すことすら可能です。そこで、会社としての今後を考えるのであれば、一度、就業規則の作成を弁護士に委ねることをお勧めします。

3.その後の労務管理を万全のものとすることができる

上記の例のように、会社経営を続けるに際しては、時に従業員を解雇する必要が生じることもあります。ところが、解雇のために必要な規定が揃っていないとなれば解雇に踏み切ることができず、仮に踏み切っても後に無効とされてしまいます。その結果、問題行動を繰り返す従業員の悪質な行動はエスカレートし、職場の雰囲気は悪化し、生産性も低下することでしょう。このような事態を避けるためにも、専門家に就業規則の作成やチェックを依頼することが望ましいと言えます。

4.就業規則を通じて無駄な賃金カットに繋げることができる

就業規則には、始業時間、終業時間、休憩時間、賃金など使用者が労働者にどの程度働いてもらい、それに対してどの程度賃金を支払うかを定めることとなります。この規定は労基法に沿った内容である必要があるところ、就業規則において、労基法で定める基準以上の内容となっていることも少なくありません。そうした場合には、使用者としては労基法を超える待遇をじ労働者に補償していることとなります。そこで、労基法に反しない限度で就業規則を作成したり変更したりすることで、使用者として負担すべき賃金をあるべき姿に引き戻すことも可能となります。結果、就業規則の作成や変更、チェックにより、人件費が大幅にカットできる可能性もあるのです。

13 就業規則の作成・チェックについては弁護士にご相談ください

就業規則は、全従業員に影響を及ぼす問題であること、継続的に常に問題となることから、労使ともに納得のできる内容であることが大切です。

特に自社の就業規則の内容を覚えていないとか、作成してから相当期間が経過しているとか、そもそもどうやって作成したか覚えていないとか、雛形をそのまま使っているとかという場合にはとにかく弁護士にご相談ください。

その他にも、自社の就業規則の変更をご検討の際にもぜひ、ご相談ください。

なお、当事務所の顧問契約のプランでは、就業規則の作成やチェックを顧問料の範囲内で行うものも用意されています。顧問契約を通じて会社の事業内容を踏まえた就業規則の作成や変更、チェックが可能となることから、顧問契約の締結を通じてその利用をご検討いただけたらと思います。

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