このコラムについて
退職勧奨(退職勧告)は、解雇によらずに人員整理を図る手段の一つです。
生産性に問題のある社員や、辞めさせたい社員を解雇によらず退職に導く余地があることから会社にとって大きなメリットがあります。
しかし、退職勧奨は、これが行き過ぎると実質的な解雇と扱われたり、退職勧奨自体が違法な不法行為だとして慰謝料を請求されたりすることがあります。
また、退職勧奨をきっかけにそれまでの企業に対する不満が爆発し、未払い残業代の請求を受けたりすることもあり得ます。
さらに、退職勧奨の結果、退職にならずかえって当該従業員との関係がこじれてしまい、社内に、ひいては今後の企業運営にマイナスの影響を生じさせることも懸念されます。場合によっては外部の労働組合に加入し、団体交渉などの問題に発展することもあります。
当然、これらの問題は正社員に限らず、有期雇用の場合でも問題となることです。
このように退職勧奨を行う際には、一般にいくつかの法律上のリスクないしデメリットも伴います。残業代の未払い問題や労働災害と同様に、退職に関する問題は労働法に深く関連しており、適切な対応が求められます。
そこで、本記事では、退職勧奨についての基本的な理解を踏まえ、企業による従業員に対する退職勧奨を成功させるためのポイントや流れを解説します。
解雇事由は見当たらないけれどもどうにかして辞めさせたい従業員がいるとのことでお悩みの企業の方はぜひこのコラムをしっかりとお読み頂いた上で、以後の労働問題の対処をお取りいただければと思います。
1 退職勧奨とは?
退職勧奨とは
退職勧奨とは、企業が従業員に対して自主的な退職を促す行為を指します。
また、この退職勧奨は、解雇(普通解雇、懲戒解雇、諭旨解雇、整理解雇)と異なり、退職に対する従業員の同意が前提となります。
すなわち、退職勧奨は、企業から従業員に対して「退職をしてはどうか?」と勧め(勧奨し)、これを受けた従業員が退職の意思表示をするという一連の流れによって成り立つのです。
そのため、企業側が従業員の退職の意向を問わず、一方的に従業員を退職させる「解雇」とは大きくその性質が異なりますので、その違いを明確に理解しておくことが重要です。
そして、解雇に関しては労働契約法16条に基づく法律上の規制が強く働きますが、退職勧奨にはそのような意味での法律上の規制はありません。その結果、企業にとっては退職に向けて便利に用いられている側面があります。
このような基礎的な知識を前提に、以下、退職勧奨が用いられるケースなどをご紹介します。
2 退職勧奨が用いられるケースとは?
退職勧奨は、上記のとおり、企業が従業員の解雇リスクを回避しながら人員整理を行うことができる点に特徴があります。
特に、企業業績が悪化している場合、一般的には、組織再編を進める過程で不要となった人員を削減する場合や、問題のある社員を退職させる場合などに用いられることが多いです。
解雇とすると軋轢が生じかねないようなケースでも、退職勧奨を適切に進めることで、従業員との円満な関係を維持しながらの退職が可能となる余地があります。
3 退職勧奨の企業としてのメリットは?
退職勧奨には、企業にとっていくつかのメリットがあります。
① 柔軟な人員整理が可能
② 法的リスクの回避
①と重複しますが、解雇が無効とされるリスクを回避できるのも退職勧奨の大きな利点です。
労働者の解雇権濫用が問題となることが多い日本では、解雇は慎重に行うべき手続きとされています。その点、退職勧奨は従業員の同意が得られるため、法的リスクが比較的少ないといえます。
③ 退職金や再就職支援の活用
退職勧奨に応じてもらうためには、従業員に対して退職するにあたってのメリットを提供する必要があります。
例えば、通常よりも手厚い退職金を支払ったり、転職や再就職支援を行ったりすることで、従業員の退職に対する抵抗を和らげ、スムーズに合意に至るケースが多いです。
これにより、企業側にとっても、無用な労働争議を避けることができます。
4 退職勧奨の企業にとってのデメリットは?
退職勧奨には上記のようなメリットがありますが、他方で以下のようなデメリットも存在します。
① 合意に至らないリスク
繰り返しになりますが、退職勧奨により退職を実現するには、あくまで従業員の同意が必要です。
そのため、従業員が退職に同意せず、拒否を続ければ、企業が求めていたところの退職は実現しません。
その場合、企業としては解雇を検討せざるを得なくなります。そして、法的に正当な解雇理由を伴わない解雇に踏み切り、その効力を争われ法的な紛争に至ることがあります。
そうなると、解決のために多大な時間と労力や費用が必要となり、企業にとっての損失が大きくなりかねません。
② 従業員の士気低下
退職勧奨が行われることで、他の従業員にも不安や不信感が広がる可能性があります。
特に、企業全体で人員削減が行われていることが明らかになると、従業員の士気が低下し、業績にも影響を及ぼすことが考えられます。
そのため企業としては、退職勧奨の実施時には、どの従業員に対してどのような理由から退職勧奨を行っているのかを明らかにし、説明を尽くすなど、従業員全体に対するケアを十分に行うことが求められます。
③ 精神的な負担
退職勧奨を受けた従業員にとっても、精神的な負担が大きい点は無視できません。
退職を促されることで、従業員のストレスが増加し、結果としてパフォーマンスが低下するリスクがあります。
また、無理な退職勧奨を行った場合、退職強要などとし、そのために精神疾患を生じたとか、パワハラであるとして訴えられる可能性もあります。
そのため、企業側としては退職勧奨の程度に慎重な対応が必要です。
退職勧奨含め、労務問題全般に関する詳細は以下をご覧ください。
5 どんな時に退職勧奨する? ~3つの事例~
企業経営者にとって、退職勧奨は社員との円満な退職を実現するための重要な手段ですが、使い方を間違えると法的なトラブルに発展する可能性があります。
ここでは、どのような状況で退職勧奨が行われるべきか、具体的な事例を挙げて解説します。
退職勧奨を適切に活用し、リスクを回避するための参考にしてください。
CASE1.業績悪化による人員削減が必要な場合
まず最も典型的な事例は、業績悪化に伴う人員削減です。
業績悪化に伴う人員削減の方法としては、いわゆる整理解雇の方法があります。
整理解雇が認められるためにはいわゆる整理解雇の4要件を満たす必要があります。
【整理解雇の4要件】
① 人員削減の必要性があること
② 解雇回避努力を尽くしたこと
③ 解雇対象者の選定の合理性
④ 解雇手続の妥当性
そして、これらは客観的な裏付けをもって証明される必要があること、企業側がその証明をする責任を有することから、整理解雇が有効と認められるためには多くの苦労を要します。
そのため、業績悪化に伴う人員削減の場合であっても、安易に整理解雇に踏み切るのは相当ではありません。
そこで、業績の悪化や経済環境の変化によって、企業の人件費が経営を圧迫している場合には、整理解雇に代わり、退職勧奨を検討することがあります。
この場合、経営者は適切な説明と透明性を持って社員に状況を伝え、納得してもらうことが重要です。
CASE2. パフォーマンスが著しく低下している場合
次に、社員の仕事のパフォーマンスが長期間にわたり著しく低下している場合(従業員の能力不足)も、退職勧奨の理由として挙げられます。
業務の適応力が不足している、成果が著しく低い、改善の見込みがないといった理由で退職を勧奨することがあります。
このような従業員のパフォーマンスが低下している場合には、普通解雇を検討することもありますが、やはり解雇が有効と認められるためのハードルの高さから争われた場合のリスクがあります。
そこで、解雇に代わる代替手段として退職勧奨を選択するケースが度々あります。
CASE3. 職場の秩序を乱す行動が見られる場合
他にも、職場の秩序を乱す行動(度重なる遅刻や欠勤、職員に対するハラスメントや職場規律の無視など)がある場合も、退職勧奨が検討されるケースです。
こうした行為は他の社員の士気を低下させ、職場環境を悪化させる原因となるため、早急な対応が求められます。
従業員のパフォーマンスが低下しているケースと同様に、普通解雇を検討しても構いませんが、後に争われるリスクを考慮し、退職勧奨を選択することも多々あるのです。
6 退職勧奨について争われた裁判例
(1) 退職勧奨の争われ方について
企業による退職勧奨の結果、その後、従業員からその効力などについて法的に争われ、裁判などに訴えられることがあります。
その争われ方としては、主に以下の2類型があります。
① 退職勧奨の結果、退職に合意した従業員が、その退職の意思表示の効力は無効であるとして争うパターン(退職の効力自体を争うパターン)
② 退職勧奨の結果、自由な意思決定の機会を奪われ、個人の尊厳を傷つけられたなどとして退職勧奨自体が不法行為に該当するとして損害賠償を求めるパターン(損害賠償を求めるパターン)
そこで、以下では、これらのパターンごとに過去の裁判例を整理しておきたいと思います。
(2)退職の効力自体を争うパターン
(3)損害賠償を求めるパターン
7 退職勧奨の具体的な進め方と注意点
(1)退職勧奨の進め方について
以上の特徴を持つ退職勧奨については、その進め方に注意が必要です。
進め方を間違えると、退職勧奨が違法とされたり、実質的な解雇と扱われたりし、法的紛争に繋がりかねません。
そこで、ここでは、退職勧奨の具体的な進め方と、注意すべきポイントを弁護士の視点から解説します。
(2)退職勧奨の具体的な進め方
退職勧奨を行う際には、以下の手順を踏むことが適切とされています。
- 事前準備
① 事前準備と相談
退職勧奨を始める前に、経営陣や人事部門で事前に十分な準備を行いましょう。
その際、経営上の必要性や個別の状況を検討し、退職勧奨を行う理由を明確にしておきます。
また、退職勧奨に踏み切る前には必ず弁護士など専門家に相談して、適法な進め方についてアドバイス、リーガルチェックを受けることが重要です。
- 面談
② 対象者への説明と面談
退職勧奨の対象となる社員との面談では、企業が退職を勧奨する理由を丁寧に説明します。
この際、冷静かつ誠意をもって対応し、感情的にならないよう注意が必要です。
面談の内容は具体的かつ事実に基づいたものであるべきで、誤解や不信感を生じさせないことが重要です。
さらに、面談は従業員の自由意思を尊重し、過度な圧迫、長時間の拘束にならないような工夫が必要です。従業員の考えや主張をじっくりと聞くことも大切です。従業員に考える時間を与えることも必須です。
そのため、企業として退職を求める理由の説明や説得までは構いませんが、従業員が明確に拒否をしている場合にいつまでも執拗に説得を継続することは適切ではありません。
なお、面談の内容については録音、録画、メモなどによりしっかりと記録を残すようにしてください。
- 提案
③ 条件提示と選択肢の提供
退職勧奨の条件(例:退職金の上乗せ、再就職支援など)を明確に提示し、社員にとってもメリットがあるような提案を行います。
また、退職以外の選択肢(配置転換や研修の提案など)も示すことで、社員が自身の将来について多角的に考えられるようサポートします。
- 書面交付
④ 書面による同意の確認
退職勧奨が合意に至った場合、書面での同意もしくは退職届の作成が不可欠です。
口頭での合意では後からトラブルになることがあるため、退職の条件や日程、退職金の支払いなどの詳細を記載した文書を用意し、双方の署名をもって正式な合意とすることをおすすめします。
この退職条件を記載した書面と別途、退職届を作成・通知し、提出してもらうとよいでしょう。
- 退職日
⑤ 退職日までのフォローアップ
合意後も社員が円滑に退職できるよう、退職日までのフォローアップを行います。
最終出勤日や引き継ぎ業務の調整、必要な手続きについて適切にサポートし、退職後も会社との関係が良好に保たれるよう配慮しましょう。
8 退職勧奨を拒否された場合の対処法は?
退職勧奨はあくまで合意の上で進められるものであり、社員に拒否される可能性もあります。
では、退職勧奨が拒否された場合、企業はどのように対処すべきでしょうか。
以下、いくつかの対処法をご紹介します。
① 再度の話し合いと柔軟な対応
退職勧奨が拒否された場合、まずは再度の話し合いを行いましょう。その際に大切なことは、当該従業員が退職を断る理由の詳細を確認することです。
これは、退職を断る理由が、経済的な理由(仮に退職した場合の再就職先候補との賃金の格差など)や漠然とした不安にあるのか、企業で働きたいとの意向が強いのか、その他の理由なのかによって対処法が異なるためです。
この際、社員の立場や意向を尊重し、無理に退職を迫るような行動は避けるべきです。
あくまで社員が何を不安に感じているのか、どのような条件があれば退職に応じる可能性があるのかを聞き出し、柔軟に対応することが重要です。
② 配置転換や業務改善の提案
退職が難しい場合には、配置転換や業務改善の機会を提供することで、社員が会社に貢献できる新たな方法を模索します。
例えば、別の部署への異動、スキルアップのための研修など、社員が働きやすい環境を整えることで問題解決に繋がることもあります。
③ 解雇の検討
再三の退職勧奨が拒否され、かつ業務上の重大な問題が解決しない場合には、最終的に解雇処分(普通解雇ないし懲戒解雇)を検討することもあり得ます。
しかし、解雇は労働法に基づいた厳格な手続きが求められ、実際には企業側にとってもリスクが伴うため、慎重な対応が求められます。
事前に弁護士などの専門家に相談し、正当な理由と手続きを経て行うことが必要です。
④ メンタルヘルスケアの導入
退職勧奨を受けた社員が精神的に不安定になることも少なくありません。
企業側としてもメンタルヘルスケアの支援を行い、社員の心身の健康をサポートすることで、退職勧奨に対する理解を得やすくすることができます。
社内の相談窓口や専門のカウンセラーの配置など、適切なケア体制を整備しましょう。
9 弁護士による退職勧奨についてのサポート内容
退職勧奨は、企業にとって社員との関係を円満に解消するための重要な手段です。
しかし、その過程には法的なリスクが伴うため、弁護士のサポートが欠かせません。
ここでは、退職勧奨の場面での法務問題全般に関して弁護士がどのようなサポートを提供できるのか、具体的な内容を紹介します。
- 事前準備
(1)退職勧奨の可否についての助言
- 事前検討
- 提案
- アドバイス
法的な基準に基づいた判断の重要性
退職勧奨とは、企業が社員に対して自発的な退職を促す行為であり、企業側の判断だけで進めることは避けるべきです。
なぜなら、法的に適切なプロセスを経ずに退職勧奨を行うと、不当な圧力とみなされ、後に法的なトラブルに発展する可能性があるからです。
この点、弁護士であれば、社員の勤務態度や業績などの具体的な事情を総合的に判断し、裁判所の判断基準も踏まえて退職勧奨が適切かどうかの助言を行います。
ケース別の対応策の提案
弁護士は、退職勧奨の可否についての助言を行う際、過去の判例や全国の類似ケースを参考にします。
例えば、業績悪化による人員整理や、問題行動のある社員への対応など、それぞれのケースに応じたアプローチ方法を提案します。
これにより、企業は法的なリスクを回避しながら、適切に社員に対して退職勧奨を行うことができます。
トラブル防止のための法的アドバイス
退職勧奨のプロセスで問題となるのは、企業側の言動が「強制」と受け取られる場合です。
弁護士は、社員に対してどのように退職勧奨を伝えるべきか、またどのような言葉を使って説明するべきかについて具体的なアドバイスを行います。
これにより、企業は社員に対して過度な圧力をかけることなく、適切に退職勧奨を進めることができます。
- 面談準備
(2)退職勧奨に向けての段取りの設定
- プロセスの構築
- リスク評価
- 面談準備
- 合意書作成
退職勧奨のプロセスの構築
退職勧奨を実施するためには、明確な手順を策定することが重要です。
弁護士は、企業が法的に問題のない形で退職勧奨を進められるよう、プロセス全体の設計をサポートします。
このプロセスには、対象社員の選定、面談の準備、説明資料の作成、合意書の作成と確認などが含まれます。
段取りがしっかりしていることで、トラブルを未然に防ぐことが可能になります。
事前のリスク評価の対策の設定
退職勧奨を行う際には、事前にリスクを評価し、そのリスクを最小限に抑えるための対策を設定する必要があります。
弁護士は、社員の立場や背景、過去の勤務実績などを分析し、潜在的なリスクを洗い出します。
そして、そのリスクに対する適切な対処法を提案し、企業が円滑に退職勧奨を進められるようサポートします。
面談の準備と進行方法のサポート
退職勧奨の面談は、適切な準備が重要です。
弁護士は、企業側の担当者と協力し、面談において使用する資料や説明内容を準備します。
さらに、面談時にどのような質問や説明が適切か、どのように進行すればトラブルを避けられるかをアドバイスします。
特に、社員が納得して退職に応じるよう、心理的な配慮を含めた進行方法の提案も行います。
面談の準備と進行方法のサポート
退職勧奨の結果、社員が退職に同意した場合には、退職合意書の作成が必要となります。
この合意書は、後々のトラブルを防ぐための重要な書類であり、企業と社員の双方の権利と義務を明確に定めます。
弁護士は、法的に有効な合意書を作成し、企業側が不利にならないように内容を確認します。
合意書には、退職日や退職金の額、退職後の競業避止義務など、細かな条件を盛り込むことで、双方の合意内容を明確化します。
- 面談
(3)退職勧奨のための面談への同席や交渉
- 面談の同席
- 交渉サポート
- 心理的サポート
面談の重要性と弁護士の役割
退職勧奨の成功には、面談の場が極めて重要です。
この面談は、会社が社員に退職の意向を伝え、合意を得る場ですが、不適切な発言や過度な圧力が発生すれば、強制的な退職勧奨とみなされ、後に不当解雇として訴えられる可能性もあります。
雇用問題に関する専門的な弁護士が面談に同席することで、退職勧奨の面談の場の適切なやりとり、企業側の踏み込み過ぎた退職勧奨を防止することで、法的なリスクを軽減できます。
弁護士は、進行をサポートし、企業の意図が法的に問題のない形で社員に伝わるように注意を払います。
交渉のサポートとアドバイス
社員が退職に応じる場合、退職条件の交渉が必要です。
ここで、弁護士が企業の代理人として交渉に加わることにより、公平かつ法的に適切な条件を提示しやすくなります。
たとえば、退職金の額や支給時期、離職後の非競業義務の有無など、具体的な条件を話し合う場面で、弁護士のアドバイスは企業にとって大きな助けとなります。
また、社員からの質問や疑問点にも法的な視点で回答できるため、トラブルを未然に防ぐことができます。
心理的サポートの提供
退職勧奨の面談は、社員にとっても心理的な負担が大きい場面です。
弁護士の同席により、第三者の立場から公平性が保たれ、社員も冷静に話を聞きやすくなります。
弁護士は、企業が誤解を招かないような進行方法を助言し、社員の立場を尊重しながら退職合意に導くためのファシリテーション役を果たします。
- 書面交付
(4)退職合意書の作成と取り交わし
退職合意書の作成
退職合意書は、退職勧奨の結果、企業と社員が合意に達した内容を文書で確認するものです。
この合意書には、退職日、退職金の額や支給方法、退職後の対応など、双方が取り決めた条件が明記されます。
弁護士は、法的に有効かつ漏れのない退職合意書を作成することで、後々のトラブルを防ぐ役割を担います。
退職合意書には、単に退職条件を記載するだけでなく、秘密保持条項や競業避止義務、退職後の再就職支援などの付随条件を含めることがあります。
弁護士は、これらの条件が法的に適切であるかを確認し、企業が不利にならないように調整します。
また、書類が適切に取り交わされるよう、社員との合意プロセスもサポートします。
合意書の取り交わし時には、内容をしっかりと説明し、社員が理解し同意したうえで署名を行うことが重要です。
弁護士は、このプロセスに立ち会い、社員に対して丁寧に内容を説明することで、法的に有効な合意を得る手助けをします。
また、合意書の一部に不備や曖昧さが残らないよう、確認を徹底します。
- 退職後
(5)退職後のサポート
退職後のサポート
退職勧奨が完了しても、退職後に社員からクレームや訴訟が発生するリスクは残ります。
弁護士は、退職後のフォローアップを含めたサポートを提供し、企業が安心して次のステップに進めるよう手助けします。
たとえば、退職金の支払い遅延など、退職合意書に違反する事態が発生した場合、迅速に対応できるよう準備を行います。
退職勧奨の一環として、社員が次の職場を見つけやすくするための再就職支援を行うことも重要です。
弁護士は、再就職支援の内容についてのアドバイスや、法的に問題のない情報提供の方法を提案します。
これにより、社員が安心して退職後の生活を始められるよう、企業がサポートできる体制を整えます。
退職後に社員との関係が悪化すると、企業の評判にも影響を与えかねません。
弁護士は、退職後も良好な関係を維持するためのアプローチを提案し、企業ブランドの保護に寄与します。
円満な退職をサポートすることは、企業にとっても長期的なメリットとなります。
10 退職勧奨について弁護士に相談するメリット
退職勧奨を実施する際、企業経営者が抱える最も大きな課題の一つは、円満に退職合意を実現することです。
このプロセスには法的な知識や交渉スキルが求められ、誤った手順や対応をすると、後に法的なトラブルが発生する可能性があります。
そのため、弁護士に相談しながら進めることが非常に有効です。
以下に、退職勧奨について弁護士に相談するメリットを解説します。
メリット① 弁護士による交渉で合意を実現しやすくなる
弁護士は、法的な観点から労働者と企業双方にとって適切な合意条件を提案することができます。
弁護士が介入することで、労働者が納得しやすい形で合意を実現しやすくなります。
労働者との対話が円滑に進まない場合、弁護士の第三者的な立場が信頼性を高め、トラブル回避に繋がります。
メリット② 難しいケースでも弁護士に相談して方針を立てることで合意を実現できる
退職勧奨の過程で、労働者が合意に応じないケースもあります。
そのような場合でも、弁護士が関与することで適切な対処法を見つけ、合意に至るための方針を立てることが可能です。
弁護士は過去の事例を基に、法的に適切な選択肢を提供することができるため、複雑なケースでも交渉がスムーズに進むことが期待されます。
メリット③ 弁護士に相談することで適切な退職条件の設定ができる
退職勧奨の際、適切な退職条件を設定することが非常に重要です。
退職金等金銭的な条件や退職後の支援など、労働者が納得する条件を提示することが退職合意をスムーズにするための鍵となります。
弁護士は、法的な知識を活かし、企業にとって最適な条件を提示しつつ、労働者の利益も保護する形で、双方が満足する退職条件を設定します。
また、顧問契約を締結していたり、退職勧奨についてのご依頼を頂いていたりする場合には、生じた問題について電話やメールで即座の対応も可能となるというメリットがあります。
メリット④ 退職合意後にトラブルが起きないようにする
退職勧奨が合意に至ったとしても、その後にトラブルが発生するリスクがあります。
たとえば、合意内容に不備があった場合や労働者が不満を抱いた場合、後から法的問題になることも少なくありません。
弁護士に相談することで、法的に適切かつ明確な合意書を作成し、退職後のトラブルを防ぐことができます。
11 まとめ
退職勧奨を円滑に進めるためには、法的な知識や交渉力が求められます。
特に、退職後にトラブルが発生しないようにするためには、弁護士のサポートが不可欠です。
弁護士に相談や依頼をすることで、適切な退職条件を設定し、合意を実現しやすくするだけでなく、不当解雇のリスクも回避することができます。
企業経営者としては、弁護士を上手に利用し、退職勧奨を慎重に進め、従業員との円満な退職合意を目指すことが重要です。
ぜひ、企業法務や労務の分野に詳しい当事務所をご利用ください。
顧問契約の締結の場合には月額の顧問料の範囲で具体的な退職勧奨の相談をお受けすることが可能です。
また、スポットで退職勧奨の案件対応のご依頼をお受けすることも可能です。
その場合には最初に着手金をご負担いただき、解決した際に報酬金をお願いするようになります。
この記事を書いた弁護士
代表弁護士 呉 裕麻(おー ゆうま)
出身:東京 出身大学:早稲田大学
労使問題を始めとして、契約書の作成やチェック、債権回収、著作権管理、クレーマー対応、誹謗中傷対策などについて、使用者側の立場から具体的な助言や対応が可能。
常に冷静で迅速、的確なアドバイスが評判。
信条は、「心は熱く、仕事はクールに。」
執筆者:弁護士 呉裕麻(おー ゆうま)
1979年 東京都生まれ
2002年 早稲田大学法学部卒業
2006年 司法試験合格
2008年 岡山弁護士会に登録
2013年 岡山県倉敷市に岡山中庄架け橋法律事務所開所
2015年 弁護士法人に組織変更
2022年 弁護士法人岡山香川架け橋法律事務所に商号変更
2022年 香川県高松市に香川オフィスを開所